Organiza tus archivos para que cualquiera los encuentre

Tarde o temprano alguien escribe: “¿Puedes mandarnos una foto y tu logo? Los necesitamos hoy.” Si responder te toma una hora de búsqueda, la identidad existe solo en tu cabeza. Este paso le da a todo una dirección permanente.

Foto: “My X40 with new hard drive” de Kai Hendry, CC BY 2.0.

Una sola estructura

Cuatro carpetas principales alcanzan para casi todos los proyectos:

• 01 IDENTITY: archivos del wordmark, tipografías con sus licencias, la guía de estilo, las plantillas
• 02 PHOTOS: una carpeta por sesión, cada una con las subcarpetas ordenadas del paso 14
• 03 RELEASES: una carpeta por lanzamiento, con portada, todos los formatos del paso 18 y gráficos para redes
• 04 PRESS KIT: bios en tres largos, las fotos principales vigentes, links

Los números al inicio mantienen las carpetas en el mismo orden en todos los dispositivos.

Nombra los archivos para que se expliquen solos

Un archivo viaja solo, como adjunto de un correo o una descarga. Su nombre debería decir qué es sin la carpeta alrededor.

Usa un solo patrón: artista, qué es, versión, tamaño. Por ejemplo marinavale_cover_nightdrive_3000.jpg o marinavale_wordmark_light.png.

Algunos hábitos que evitan problemas:

• Fechas con el año primero y luego el mes (2026-03), para que se ordenen bien
• Sin espacios ni acentos, que fallan en algunos sistemas
• Nunca “final”. Usa v1, v2, v3. Siempre hay otro final.

Si un desconocido puede encontrar el archivo correcto solo por su nombre, el sistema funciona.

Separa originales de exportados

Dentro de cada carpeta, separa los archivos de trabajo editables de los exportados que la gente recibe. Cuando alguien pide la portada, envías desde “export” y nunca el archivo de trabajo con capas.

Súbelo a la nube y haz copia de seguridad

Guarda toda la estructura en un servicio en la nube, para poder compartir una carpeta o un archivo con un link desde el celular, incluso en plena prueba de sonido.

Luego guarda una segunda copia en otro lugar: un disco externo u otro servicio. Las sesiones de fotos y el arte son caros de rehacer, y los discos fallan sin avisar.

Crea una carpeta “mándame esto”

Dentro de la carpeta del press kit, deja un conjunto pequeño que responda el 90 por ciento de los pedidos: foto principal, foto horizontal, wordmark en oscuro y claro, bio corta. Comparte su link una vez y úsalo para siempre.

Haz esto ahora

Crea las cuatro carpetas, mueve tu wordmark actual, tus fotos y tu última portada a su lugar, y renombra los diez archivos que más envías.

Cada identidad que entregamos viene en una carpeta ordenada, con todos los archivos y formatos listos para usar. Mira cómo trabajamos.